Tenue de livres ou comptabilité; comment choisir?

Bien souvent, lorsqu’on réfléchit aux différences entre la tenue de livres et la comptabilité générale, nous avons bien des difficultés à faire la distinction entre chaque processus. Bien que les professionnels qui pratiquent la tenue de livres et les comptables aient des objectifs communs, ils interviennent à des stades différents du cycle financier de votre entreprise.

Si l’on veut le résumer sommairement; la tenue de livres est plus transactionnelle et administrative, elle concerne l'enregistrement des transactions financières. C’est un processus qui est plutôt orienté vers l’établissement d’un portrait financier en soulignant les différentes entrées et sorties de capital de l’entreprise. La comptabilité est une approche plus subjective et vous donne un aperçu de la santé financière de votre entreprise sur la base d'informations comptables. Subjective, non pas par son imprécision ou un manque de rigueur, mais plutôt parce que la comptabilité fait des interprétations et projections grâce à ces données.

Dans cet article, nous explorerons les différences entre les rôles des comptables et des spécialistes de la tenue de livres, ainsi que leurs domaines respectifs, afin de vous aider à déterminer lequel de ces services

La comptabilité générale

La comptabilité est un processus de haut niveau qui utilise les données financières compilées par un comptable ou un propriétaire d'entreprise pour produire des modèles financiers. Le processus comptable est plus subjectif que la tenue, elle a souvent comme intention de faire des bilans prévisionnels et donner des conseils sur l’orientation de l’entreprise.

• La préparation des documents de régularisation (enregistrement des dépenses qui ont eu lieu, mais qui n'ont pas encore été enregistrées dans le processus comptable)
• L’examen des états financiers de l'entreprise
• L‘analyse des coûts d'exploitation
• Remplir les déclarations d'impôt sur le revenu
• Aider le propriétaire de l'entreprise à comprendre l'impact de ses décisions financières.

L’analyse des rapports financiers est un élément clé du processus comptable, car elle vous aide à prendre des décisions commerciales. Il en résulte une meilleure compréhension de la rentabilité réelle et une prise de conscience des flux de trésorerie de l'entreprise.

La comptabilité transforme les informations du grand livre en informations qui révèlent la situation globale de l'entreprise et la direction vers laquelle elle s’oriente. Les chefs d'entreprise se tournent souvent vers les comptables pour obtenir de l'aide en matière de planification fiscale stratégique, d'analyse de leur situation financière, de prévisions et de déclarations fiscales.

La tenue de livres

La tenue de livres est le processus d'enregistrement des transactions quotidiennes d’un individu ou d’une entreprise, organisé de manière cohérente. Elle est un élément clé de la collecte des informations financières nécessaires à la gestion d'une entreprise prospère. La tenue de livres ne fait pas de projection, mais est un outil essentiel pour la prise de décisions.

• La production de factures
• L‘enregistrement des transactions financières
• Comptabiliser les débits et les crédits
• La préparation des états financiers (bilan, tableau des flux de trésorerie et compte de résultat)
• La tenue et l'équilibrage des filiales, des grands livres et des comptes historiques l'établissement des fiches de paie

La tenue d'un grand livre est l'une des principales composantes de la comptabilité. Le grand livre est un document de base dans lequel le comptable enregistre les montants des revenus des ventes et les dépenses. C'est ce que l'on appelle l'enregistrement. Plus le nombre de ventes est élevé, plus le grand livre est souvent enregistré. Un grand livre peut être créé à l'aide d'un logiciel spécialisé, d'une feuille de calcul ou simplement d'une feuille de papier lignée. Chez 321sc nous priorisons la tenue de livre par le logiciel Quickbooks, c’est un outil flexible et performant pour ce processus. Consultez notre article pour savoir pourquoi!

La complexité d'un système comptable dépend souvent de la taille de l'entreprise et du nombre de transactions effectuées chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Toutes les ventes et tous les achats effectués par votre entreprise doivent être enregistrés dans le grand livre, et certains éléments doivent être accompagnés de pièces justificatives. L'ARC indique sur son site web quelles sont les transactions commerciales qui doivent être accompagnées de pièces justificatives.

Comptable et spécialiste en tenue de livres; des rôles différents

Les spécialistes en tenue de livres et les comptables font parfois le même travail, mais leurs compétences sont différentes. En général, le spécialiste en tenue de livre a pour rôle d'enregistrer les transactions et de veiller à l'organisation financière de l'entreprise, tandis que les comptables fournissent des conseils, des analyses et sont plus qualifiés pour donner des avis sur les questions fiscales.

Rôle des spécialistes en tenue de livres

En règle générale, les spécialistes en tenue de livres ne sont pas tenus de suivre une formation officielle. Pour réussir dans leur travail, les spécialistes en tenue de livres doivent être soucieux de l'exactitude et connaître les principaux sujets financiers. En général, le travail de spécialistes en tenue de livre est supervisé par un comptable ou par le propriétaire de la petite entreprise dont il s'occupe de la comptabilité. Un spécialiste en tenue de livres ne peut donc pas s'autoproclamer “comptable", car il n’est pas membre de l’Ordre des Comptables professionnels agréés.

Chez 321sc, nos spécialistes en tenue de livres sont principalement des techniciens comptables détenant au moins 2 ans d’étude dans le domaine. Ceci vous permet de pouvoir compter sur notre rigueur et notre professionnalisme, sans payer de prix d’un CPA.

Rôle des comptables

Pour prétendre au titre de comptable, il faut généralement être titulaire d'une licence en comptabilité. Pour ceux qui n'ont pas de diplôme spécifique en comptabilité, les diplômes en finance sont souvent considérés comme un substitut adéquat.

Les comptables, contrairement aux spécialistes en tenue de livres, peuvent également obtenir des certifications professionnelles supplémentaires. Par exemple, les comptables disposant d'une expérience et d'une formation suffisantes peuvent obtenir le titre de Comptable professionnel agréé (CPA), l'un des types de titres comptables les plus courants. Pour devenir CPA, un comptable doit réussir un examen uniforme et posséder une expérience en tant que comptable professionnel. Ces qualifications requises sont un facteur déterminant du coût d'un comptable.

Comptable ou spécialistes en tenue de livres : comment choisir le spécialiste qui convient le mieux à votre entreprise ?

Les jeunes entreprises s'en sortent souvent en s'acquittant elles-mêmes de leurs responsabilités en matière de comptabilité et de tenue de livres. À long terme, il ne serait pas financièrement judicieux de continuer à le faire, car de nombreuses erreurs risquent de se glisser dans vos exercices comptables, ce qui pourrait vous coûter du temps et de l’argent. Il existe plusieurs signes révélateurs de la nécessité de faire appel à une aide professionnelle en matière de comptabilité et de tenue de livres.

Si vous faites face à:

• Problèmes liés à la tenue des états financiers ;
• Difficultés à réconcilier les comptes chaque mois ;
• Confusion dans l'utilisation du plan comptable ;
• Problèmes de trésorerie.

De nombreuses entreprises n’ont pas besoin d'engager un spécialiste en tenue de livres et d'investir dans les services d'un comptable dédié. Les besoins sont souvent concentrés autour de la période de préparation des déclarations de revenus et pendant la saison des impôts. Le fait d'avoir un spécialiste en tenue de livres qui produit régulièrement des états financiers vous fournira suffisamment de données pour qu'un comptable puisse traiter les déclarations d'impôts.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, il se peut que vous deviez élargir votre équipe de comptables pour vous aider à gérer votre trésorerie au-delà de la saison des impôts.

Vous souhaiterez peut-être acquérir des fonds supplémentaires pour votre entreprise afin de vous sentir plus à l'aise pour obtenir des liquidités supplémentaires en cas d'urgence. Des états financiers traités avec diligence sur une longue période peuvent constituer une sorte d'assurance pour vous permettre de recevoir l'investissement nécessaire. Un comptable peut vous aider à produire régulièrement des rapports financiers.

Ceci dit, la majorité des petites entreprises peuvent suivre le modèle consistant à engager un spécialiste en tenue de livres pour une collaboration mensuelle et à investir dans une assistance professionnelle pendant la saison des impôts. Une bonne tenue de livres rendra le travail de votre comptable vaste ment plus facile, ce qui réduira sans doute les frais liés à ses services.

Points importants concernant la tenue de livres et de la comptabilité

Les spécialistes en tenue de livres et les comptables ont pour objectif commun d'aider les entreprises à maîtriser la tenue de leurs registres financiers, leurs déclarations fiscales et leur santé financière en général. Les spécialistes en tenue de livres enregistrent généralement les transactions commerciales dans les livres, en veillant à leur exactitude et à leur classement correct. Ils sont également chargés de produire les états financiers nécessaires. Les comptables, quant à eux, conseillent les entreprises sur la base de ces états financiers et les aident à s'acquitter de leurs obligations fiscales. Bien que leurs pratiques diffèrent généralement, elles peuvent se recouper à certains moments, ce qui crée une certaine confusion quant au spécialiste le mieux adapté à une entreprise. Par conséquent, avant de commencer à chercher un comptable ou un spécialiste en tenue de livres, une bonne règle de base consiste à analyser soigneusement les besoins de votre entreprise et les ressources dont vous disposez. Vous pourrez alors décider d'engager un spécialiste en interne, d'externaliser les tâches de comptabilité ou de tenue de livres, ou de faire appel à un cabinet d'experts-comptables.

L'embauche de professionnels de la comptabilité peut être considérée comme un véritable investissement, qui vous rapporte souvent plus en termes de revenus et d'économies que ce que vous payez en fin de compte. Une bonne gestion financière, ainsi qu'une tenue diligente des dossiers, est cruciale pour les entreprises. Lorsque vous avez une entreprise bien établie, même une petite, la collaboration entre les deux peut vous permettre de vous sentir en sécurité, sachant que des experts financiers veillent à ce que votre entreprise reste en parfait état!

Pour tous vos besoins de tenus de livre et pour vous assurer de la bonne santé financière de votre entreprise; laissez 321 sc vous donner les outils pour croitre!